Как настроить домашнюю систему организации документов?
Хранение документов в домашних условиях может показаться непосильной задачей, но с этими простыми советами вы сразу же приступите к работе.
Прежде чем начать процесс организации деловых бумаг, убедитесь, что у вас есть место для их хранения. Если вы можете уместить все в одном ящике стола, это прекрасно. Но если у вас много документов, подумайте о покупке папок скоросшивателей на веб-сайте papero.com.ua – Киевского интернет-магазина канцтоваров.
Советы по организации документов
Рекомендуется использовать цветные полипропиленовые папки для хранения бумаг. Это нормально, но убедитесь, что вы купили достаточно папок заранее. Если у вас закончится определенный цвет, то вам придется снова смешивать бумаги.
Прислушайтесь к этим рекомендациям:
- Сократите перед систематизацией
Первое правило организации заключается в том, что вы должны устранить ненужное, прежде чем вообще систематизировать. Если у вас уже есть переполненный ящик для документов или стопки бумаги, которые нужно подшить, на их упорядочение уйдет целая вечность – и даже тогда будет сложно найти нужные материалы. Поэтому выбрасывайте ненужное, не жалея.
- Сортировка
После того, как вы уменьшили количество бумаг, самое время начать классификацию. Например, используйте этот список категорий, которые можно взять в качестве отправной точки.
Вам потребуются активные и архивные папки-скоросшиватели. Архив предназначен для всего того, с чем вы уже сталкивались или чем не часто пользуетесь. Активно все остальное. Вот некоторые из активных категорий:
- финансы;
- занятость;
- гарантии;
- страхование;
- здоровье.
Конечно, у вас будут подкатегории, поэтому в папке «Финансы» будут банковские выписки, счета по кредитным картам и, возможно, ипотечные документы.
- Когда вы закончите работу с документом, поместите его в архив
Это может быть в той же папке, что и активный объект, просто их можно разделить с помощью картонных или пластиковых распределителей бумаг. Или они могут находиться в другом скоросшивателе. Выбирайте, что вам больше подходит.
Наконец, помните, что организационная система – это не просто способ хранить информацию и важные бумаги, она должна приходить на помощь когда это нужно. В лучшем случае, это поможет вам управлять своим днем и временем и освободит ваш разум и память для работы над тем, что важно.
В ассортименте Papero есть различные папки для документов, включая бумажные и разноцветные пластиковые папки скоросшиватели, цена на которые зависит от материала, формата, объема и способа сшивания бумаг.